Veränderungen sind die Konstante: Wandel von Systemen, Arbeitsformen und Qualifikationsanforderungen

Die Herausforderungen

  • Zeitintensive Schnittstellenprobleme

    In der Praxis sind häufig zahlreiche unterschiedliche Systeme im Einsatz. Die Vielzahl der Anwendungen oder die Zusammenführung von Systemen können zu Schnittstellenproblemen führen. Beschäftigte berichten, dass sie Informationen aus verschiedenen Systemen zusammentragen oder gleiche Daten in unterschiedlichen Systemen erfassen müssen. Um dies zu umgehen, werden eigene Workarounds geschaffen, was zu Mehrarbeit und damit zu Zeitdruck und Stress führen kann.

  • Unfreiwillige Arbeitsunterbrechungen

    Unzureichend funktions- und leistungsfähige Arbeitsprozesse bringen Unterbrechungen mit sich. Ursache sind meist Technikmängel, störanfällige Geräte oder Hard- und Softwareanpassungen. Beschäftigte berichten, dass beispielsweise die IT-Abteilung Anpassungen an Datenbanken durchführt, ohne die Fachabteilung zu informieren oder einzubeziehen. Die Folge: Zugriffe, die für die alltägliche Arbeit benötigt werden, sind eingeschränkt oder fehlen ganz. Solche Arbeitsunterbrechungen stören den Gesamtprozess. Sie halten die Beschäftigten davon ab, ihr persönliches Tagesziel zu erreichen. Auch das führt zu wachsenden psychischen Belastungen, Zeitdruck und Stress.

  • Inadäquate digitale Lösungen

    Neue digitale Lösungen bilden die Tätigkeiten von Beschäftigten nicht immer ausreichend ab. Beispiel: Eine neu eingeführte Software ist für die Verwaltung planbarer Arbeitsaufgaben konzipiert, jedoch nicht für die Dokumentation ungeplanter Aufträge und Störungen geeignet. Diese stellen jedoch einen Hauptbestandteil der Tätigkeit der Beschäftigten dar. Begründet sind solche defizitären Abbildungen der Arbeitsprozesse oft in der mangelnden Mitgestaltung der Beschäftigten sowie in der ungenügenden Berücksichtigung ihres Arbeitsprozesswissens in der Planung technisch-organisatorischer Veränderungen. Wenn die Leistungsfähigkeit und der Nutzen der Technologien unzureichend sind, Entlastungseffekte für die Beschäftigten nicht eintreten oder die Systeme gar zu Mehrarbeit, Arbeitsunterbrechungen oder Schnittstellenproblemen führen, kann dies negative Effekte haben. Die Akzeptanz für digitale Neuerungen sinkt, während Unzufriedenheit und Frustration zunehmen.

  • Ungleiche Belastungen

    In der Praxis kann die Digitalisierung von Arbeitsprozessen, die Umstrukturierung von Organisationseinheiten oder die wachsende Anzahl neuer Themen dazu führen, dass sich Tätigkeiten von Beschäftigten verändern und monotone und komplexe Aufgaben ungleich auf Beschäftigte verteilt werden. Es entstehen verschiedene Belastungskonstellationen und Qualifikationsanforderungen. Wenn ursprünglich komplexe Aufgaben zergliedert werden, führt dies zu Monotonie und geringen Handlungsspielräumen – Beschäftigte werden dequalifiziert. Andererseits können neue Tätigkeiten oder Themen auch mehr Verantwortung, mehr Kooperationsaufgaben von Mensch und Maschine oder gefordertes Fachwissen mit sich bringen. Daraus kann für die einen Unterforderung, für die anderen Überforderung resultieren. Beides führt zu einer physischen und psychischen Fehlbeanspruchung und letztendlich zu einem verstärkten Stressempfinden.

  • Unzureichende Qualifizierungsmöglichkeiten

    Kompetenzen und Qualifikationen der Beschäftigten sowie deren Qualifizierungsmöglichkeiten haben für die Bewältigung der Arbeit besondere Relevanz. Zudem spielt die Fähigkeit, eigene Qualifikationsbedarfe zu erkennen, sich auf neue Anforderungen einzulassen und zu lernen eine bedeutende Rolle in der Arbeitswelt 4.0. Die Praxis zeigt, dass Beschäftigte sich weiterbilden möchten, um im Berufsalltag sicher mit neuen Technologien oder Themen umgehen zu können. Nicht immer verfügen Unternehmen über Regelungen, Strukturen und Prozesse für betriebliche Qualifizierungsmaßnahmen. Entsprechend entscheiden Führungskräfte individuell. Beschäftigte fühlen sich benachteiligt, wenn Weiterbildungen in anderen Abteilungen genehmigt werden und ihre eigene abgelehnt wird. In der Folge fühlen sie sich sowohl vom Unternehmen als auch von ihrer Führungskraft nicht gefördert und unterstützt. Das führt zu Unzufriedenheit und Motivationsverlust. Nicht erfüllte Ansprüche an berufliche Entwicklungsmöglichkeiten stellen eine bekannte Belastung für Beschäftigte im beruflichen Kontext dar. Die Führungskräfte selbst fühlen sich unsicher, da sie sich in ihrem Entscheidungsprozess nicht an Rahmenbedingungen orientieren können.

Die Chancen

Arbeitserleichterung und mehr Abwechslung
Anpassungen von Software, Technik oder Arbeitsprozessen erleichtern die Arbeit. Das gilt besonders für zeitintensive und physisch belastende Tätigkeiten. Arbeitsprozesse in der Verwaltung werden digitalisiert – dadurch entfallen monotone Aufgaben, wie das Zuordnen von Vorgängen oder das Einscannen von Schriftstücken. Es bleibt mehr Zeit für kreative und abwechslungsreiche Tätigkeiten. In der Logistik oder im Einzelhandel können Systeme auf Echtzeit-Bestände zugreifen und automatisch Neubestellungen tätigen. Das macht die Lagerführung und Warenbestellung effektiver ­­– aufwändige händische Bestellungen entfallen. Auch führen technische Veränderungen unmittelbar zu einer Qualitätssteigerung der Arbeitsergebnisse. Körperliche Belastungen werden reduziert und die Beschäftigten nehmen eine Verbesserung der Arbeitssituation wahr.

Passgenaue Qualifizierung
Digitale Neuerungen erfordern die Weiterbildung und Qualifizierung von Beschäftigten. Wer hierzu arbeitsplatznahe Möglichkeiten schafft, nutzt die Chance, Beschäftigte zu beteiligen und ihre berufliche Zukunft aktiv zu gestalten. Die Arbeit lässt sich für Beschäftigte unterschiedlicher Ebenen qualifikationsorientiert ausrichten. Durch entsprechende Weiterbildungen können sie ihre Fachkompetenzen erweitern. Das fördert die Motivation, Veränderungsbereitschaft und berufliche Qualifikation jedes Einzelnen. Gleichzeitig sichert es die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

Die Gestaltungsempfehlungen

Arbeitsaufwand ganzheitlich betrachten
Es gilt, Veränderungen und den damit verbundenen Arbeitsaufwand realistisch und ganzheitlich zu betrachten. Wichtig ist nicht nur die technikzentrierte Organisationsebene, sondern insbesondere die menschliche Ebene und der wechselseitige Zusammenhang. Darüber hinaus sind zeitliche, finanzielle und vor allem personelle Ressourcen erforderlich, damit Veränderungen adäquat implementiert und nachhaltig gestaltet werden können.

Transparent kommunizieren
Eine offene und transparente Kommunikation zu veränderten Prozessen, Systemen und Technologien ist unerlässlich. Wenn Beschäftigte die Veränderungen akzeptieren sollen, müssen sie diese verstehen. Dabei sollten das Ziel der Veränderung und der Mehrwert für die Beschäftigten aufgezeigt werden. Eine offene Kommunikation steigert Motivation und Zufriedenheit und beugt gleichzeitig Unsicherheiten vor.

Beteiligung als Schlüsselfaktor
Um für Unternehmen gewinnbringend zu sein, müssen digitale Neuerungen passend für die operativen Aufgaben der Nutzer gestaltet werden. Damit dies gelingt, gilt es, alle Beschäftigten einzubinden, die Berührungspunkte mit den Neuerungen haben. So fließen vielseitige Kompetenzen in die Ausgestaltung. Offene Fragen und Ängste können erörtert werden, was die Akzeptanz neuer Systeme, Prozesse oder Technik fördert. Eine umfassende Beteiligung trägt zum Wohlbefinden und zur Gesundheit von Beschäftigten bei.

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Weiterführende Literatur
Carls, K., Gehrken, H., Kuhlmann, M. & Thamm, L. (2020). Digitalisierung – Arbeit – Gesundheit. Zwischenergebnisse aus dem Projekt Arbeit und Gesundheit in der Arbeitswelt 4.0. Göttingen: SOFI.