Digitale Kommunikation: So bleiben Sie gesund auf dem Laufenden


Home-Office* kann Unternehmen und Beschäftigte in puncto Informationsfluss und Kommunikation vor Herausforderungen stellen. Was im Betrieb schnell durch einen Gang ins andere Büro erledigt ist, bedarf in der virtuellen Zusammenarbeit mehr Organisation, Absprachen und Selbstdisziplin.

Erkenntnisse des Innovationsprojekts „Gesundheit in der Arbeitswelt 4.0“ zeigen, dass Beschäftigte, die mobil oder im Home-Office arbeiten, häufig das Gefühl haben, in einem „Stand by Modus“ zu sein. Ebenso gehört das Gefühl einer Informationsflut zum Arbeitsalltag. Unabhängig davon, ob im Home-Office oder im Unternehmen im Büro gearbeitet wird, bemängeln Beschäftigte eine stetig abnehmende persönliche Kommunikation in der Zusammenarbeit. Diese Folgen der digitalen Kommunikation können einen negativen Einfluss auf Wohlbefinden und Gesundheit haben.

Um negativen Folgen der digitalen Arbeit und Kommunikation entgegenzuwirken und den Arbeitsalltag, ob im Büro oder im Home-Office, gesund zu gestalten, unterstützen Rahmenbedingungen und individuelle Routinen.

Raus aus dem „Stand by Modus“

Das Gefühl, über reguläre Arbeitszeiten hinaus erreichbar sein zu müssen und nach Feierabend nicht abschalten zu können, ist vielen Beschäftigten, insbesondere im Home-Office, bekannt. Das schilderten auch Beschäftigte der beteiligten Unternehmen im Projekt der AOK Niedersachsen. Grund hierfür ist, dass nicht klar ist, was die Erwartungshaltung des Unternehmens, der Führungskraft oder der Kollegen/Kolleginnen zur Erreichbarkeit und zur Reaktionszeit auf Nachrichten und Anrufe ist. Ratsam ist daher, Erreichbarkeitszeiten zu thematisieren, Erwartungshaltungen auszusprechen und diese transparent zu machen. In diesem Zuge sollte, für die Sicherstellung von Erholungsphasen, auch die konkrete Handhabung mit (Nicht-)Erreichbarkeit, beispielsweise in Pausen oder nach Feierabend, besprochen werden: Sehen Kollegen/Kolleginnen im Kalender oder in einer Präsenzanzeige via Ampel-System, ob ich verfügbar bin? Können Kollegen/Kolleginnen mir auf die Mailbox sprechen, wenn ich nicht erreichbar bin oder wird das Telefon auf einen Kollegen/eine Kollegin umgestellt? Darüber hinaus können Rahmenbedingungen zum Schutz der Beschäftigten vor Entgrenzung, wie die Festlegung individueller oder gemeinschaftlicher Feierabendzeiten oder die Nicht-Zustellung von E-Mails in einem bestimmten Zeitraum, thematisiert werden.

Wenn Erwartungshaltungen ausgesprochen und Regeln transparent sind, ist eine Grundlage geschaffen, den „Stand by Modus“ ablegen zu können und auch im Home-Office richtig abzuschalten.

Bleiben Sie in Kontakt

Soziale Interaktion und persönliche Kommunikation sind auch im Arbeitskontext wichtige gesundheitliche Ressourcen. Leiden diese unter der vermehrten digitalen Kommunikation, kommt es zu negativen Wirkungen auf das Wohlbefinden und die Gesundheit.

Im Rahmen der praktischen Arbeit im Projekt der AOK Niedersachsen schilderten Beschäftigte eine stetig abnehmende persönliche Kommunikation im Arbeitskontext. Diese Entwicklung zeigte sich nicht nur bei Personen, die an verschiedenen Standorten, mobil oder im Home-Office arbeiten, sondern auch bei Personen, die beispielsweise auf einem Flur oder gar im Büro nebenan arbeiten. Nach Angaben der Beschäftigten verschlechtere sich hierdurch einerseits das soziale Klima, die gegenseitige kollegiale Unterstützung und das Teamgefühl. Andererseits würden Missverständnisse und die gefühlte Distanz zu Kollegen/Kolleginnen zunehmen.

Wichtig ist daher, in regelmäßigem Austausch mit Arbeitskollegen/Arbeitskolleginnen und Vorgesetzten zu bleiben. Für die Arbeit im Home-Office oder mobil eignen sich hierfür insbesondere Videokonferenzen. Durch die Sichtbarkeit von Mimik, Gestik und Emotionen wird die soziale und zwischenmenschliche Interaktion sowie der Zusammenhalt gestärkt.

Regelmäßige „Standup-Meetings“ über Videokonferenzen unterstützen dabei, den Informationsfluss aufrecht zu erhalten und das Teamgefühl auf Distanz zu stärken. Ziel der Methode ist, dem gesamten Team ein schnelles Update zu aktuellen Arbeitsprozessen zu geben. Hierzu beantwortet Jeder kurz und knapp die folgenden Fragen:

1. Woran habe ich gestern gearbeitet?
2. Welche Hindernisse und Erfolge gab es?
3. Woran werde ich heute arbeiten?

Je nach Arbeitskontext ist das „Standup-Meeting“ täglich oder auch nur ein bis zwei Mal wöchentlich denkbar. Wichtig ist, dass in dem Meeting keine inhaltlichen Diskussionen beginnen. Gibt es Bedarfe zur Klärung oder Vertiefung von Genanntem, kann hierfür Raum im Anschluss geschaffen werden.

Die Informationsflut meistern

Digitale Kommunikation erhält seit Jahren einen zunehmenden Stellenwert. Im Arbeitskontext nimmt die klassische E-Mail in den meisten Unternehmen nach wie vor die Vorreiterrolle ein.  Aus der praktischen Arbeit mit 21 Unternehmen im Projekt „Gesundheit in der Arbeitswelt 4.0“ wissen wir, dass das Gefühl einer Informationsflut eine häufig geschilderte Belastung von Beschäftigten ist. Primär ausgelöst wird diese durch vermehrte digitale Kommunikation über E-Mail oder Messenger-Dienste. Auch als „CC-Empfänger“ scrollt man meist mühsam durch die Textverläufe, um sicherzustellen, relevante Informationen nicht zu übersehen. 

Neben der E-Mail kommen weitere digitale Informations- und Kommunikationsplattformen und -medien, wie Telefon- und Videokonferenzsysteme, Messenger-Dienste oder digitale Whiteboards hinzu. Damit die zunehmende digitale Kommunikation für unsere Gesundheit nicht zur Belastung wird, empfiehlt es sich, Regeln zu diskutieren: Welche Plattformen bzw. Kommunikationskanäle werden für welche Anlässe genutzt? Welche Daten werden wie versandt? Wer muss wann in CC? Welche Inhalte soll eine Betreffzeile habe? Wie werden Arbeitsaufträge kommuniziert und Abstimmungen vorgenommen?

Ein einvernehmliches Verständnis zum Umgang mit diesen Fragestellungen ist ein unverzichtbarer Erfolgsfaktor für effiziente Kommunikation. Wichtig ist: Jeder Einzelne kann einen Beitrag zur gesunden digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit leisten.

* Zur Vereinfachung wird hier keine Differenzierung zwischen verschiedenen Arten der Heimarbeit gemacht und der Begriff „Home-Office“ genutzt.

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Weiterführende Literatur:

Hofert (2016). Agiler führen - Einfache Maßnahmen für bessere Teamarbeit, mehr Leistung und höhere Kreativität. Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH. Wiesbaden.